La carta formal es un tipo de correspondencia utilizado para fines institucionales, de ámbito profesional, laboral, comercial, educativo, político y financiero en el que se utiliza un lenguaje puramente formal, dejando a un lado las licencias informales más propias de las cartas amistosas o de las cartas de tipo familiar .

Su lenguaje requiere un adecuado vocabulario y una correcta estructura de las oraciones, sin llegar a extremos como el lenguaje culto, y omitiendo muletillas y vulgarismos propios del lenguaje informal. Se utiliza por tanto para situaciones en las que tanto el receptor como el emisor de la carta no se conocen y tienen poca confianza o familiaridad.

Ni qué decir tiene, que este tipo de correspondencia debe guarda celosamente unos altos niveles de calidad. No es posible permitirse el lujo de hacer llegar a nuestro interlocutor una carta plagada de faltas de ortografía, o con las ideas planteadas de manera incoherente o desestructuradas.

Escribiendo una carta formal

En esta página vamos a tratar de explicar cuáles son los elementos de una carta formal, de modo que el redactor pueda ir siguiendo cada uno de las partes, de acuerdo a las pautas que cada una de las partes requiera, y atendiendo siempre a las condiciones fundamentales de calidad y a una correcta estructura.

Partes de la carta formal:

Ya sea una carta dirigida a un banco, o una carta dirigida al presidente de la nación, siempre debe guardar una estructura por partes, cuyo orden resultará fundamental para su lectura posterior.

No es posible escribir la carta de manera espontánea, y que el lector pueda intuir que las ideas fluyen de nuestra mente sin ningún orden o concierto. Es por ello, que siempre recomendamos que se redacte un borrador a sucio, en el que plasmar los detalles y las ideas más importantes. Una vez se ha estructurado cada parte de manera adecuada, podemos pasarlo a limpio.

La carta formal deberá de seguir, por tanto, un orden estructural. En el siguiente enlace, podemos ver de manera más detallada, cada una de las partes. Conviene echarle un vistazo para conocer con más profundidad la importancia de cada apartado,  las fórmulas de cortesía y los distintos ejemplos que se pueden utilizar, cómo dirigirse a según qué personalidad, o diferentes tipos de despedida:

PARTES DE UNA CARTA FORMAL

De igual manera, vamos a ver un resumen con cada uno de los elementos y el orden en el que deben ir apareciendo plasmados sobre el papel:

1 – Membrete: Se trata de los datos del remitente, con la primera información que será leída, dando lugar a la respuesta de quién envía la carta. Suelen ir acompañados del teléfono, email u otros medios de contacto.

2 – Destinatario: La persona a la que va dirigida la carta, o en caso de desconocerse, al departamento encargado que corresponda.

3 – Lugar y fecha: Bajo el destinatario, pudiendo ser omitido el lugar, si ya aparece en los datos del membrete.

4 – Encabezamiento: Siempre mediante la fórmula de cortesía, respeto y tratamiento adecuado según a qué persona nos estemos dirigiendo.

5 – Introducción: Cuya finalidad es crear un clima más cordial y una preparación para la información que viene después.

6 – Cuerpo del mensaje:  Se trata del asunto central de la carta y los motivos por los que se escribe, ya sea un agradecimiento, una invitación, una solicitud…etc

7 – Despedida: Usando la tercera persona mediante expresiones cordiales.

8 – Firma: Acompañado de la antefirma que indica el nombre o cargo.

Características de la carta formal:

Se trata de características fundamentales para cualquier tipo de comunicación escrita en la que se utilice el lenguaje formal. Se busca siempre cumplir con unos mínimos en cuanto a los estándares de calidad, cuidando una serie de normas generales que aquí resumiremos de manera breve, pero que pueden encontrase en el siguiente enlace:

CARACTERÍSTICAS DE UNA CARTA FORMAL

1 – Estructura por partes: Se trata de la correcta aplicación de los elementos de la carta según el orden que hemos visto en el apartado anterior. Fundamental para su lectura posterior.

2 – Claridad: Hace referencia a la claridad visual de la propia carta, pero también a la claridad semántica del significado de nuestras frases.

3 – Corrección: Uso correcto tanto de la gramático como del léxico. Se deben evitar errores gramaticales, faltas de ortografía y expresiones mal sonantes o despectivas.

4 – Concisión: Se busca plasmar la información sin extenderse en detalles efímeros o poco importantes. La carta formal debe ser lo más corta posible pero sin que falte información.

5 – Sencillez: Conviene usar un lenguaje simple, sencillo y normal.  Evitar el uso de palabras rebuscadas o de carácter culto, que pueden dar lugar a confusión y a malas interpretaciones.

6 – Cortesía: Característica imprescindible dentro del lenguaje formal. Siempre debe tratarse a la otra persona con educación y con buenos modales para la comunicación pueda fluir.

Ver también cómo redactar la carta formal en inglés.

Ejemplo de Carta Formal:

 

Pizzería Aldente

C/ Mayor nº 23

Guadalajara (México)

+523338251111

Sr. Alfonso García
Director del Banco central de New York

Madrid, 13 de marzo de 2017

Distinguido señor:

Los trabajadores de la pizzería “Al dente” queremos hacerle llegar esta invitación, con motivo de la próxima inauguración de nuestra pizzería. queremos agradecerle su apoyo a lo largo de estos años, y la confianza que puso usted en nosotros al concedernos el préstamo.

Como va a poder comprobar, la nueva pizzería “Aldente” ya no es un sueño y por fin es una realidad. No dude usted en acudir al evento con su mujer y sus hijos. Tras la charla inicial, presentada por Rizarlo Baúles, habrá actuación de payasos para los niños, canapés y música para bailar. A última hora de la tarde, en honor a usted, acudirán al evento un grupo de mujeres de moral distraída, que sabemos de antemano serán de su agrado.

Sin más que añadir, me despido cordialmente esperando su contestación.

Un saludo cordial

Los Trabajadores de “Aldente”.

(firmas)

Carta formal a un director de escuela:

El tratamiento de cortesía para dirigirse a un director de escuela, tanto superiores como técnicos o de instituto, al igual que los alcaldes de ciudades, decanos de facultad, presidentes de audiencia, y delegados provinciales es el siguiente:

Tratamiento: Señoría

Al comienzo del escrito: Ilmo. Sr.  ( Abreviatura de ilustrísimo señor)

Durante el escrito: V.S.

[Membrete]

Guadalajara a 7 de noviembre de 2017

Ilmo. Sr. Director del colegio Jesuita

Don Antoniano Rodriguez Mata

Ilmo. Sr.:

Yo D. Miguel Pérez , de 21 años de edad, soltero y en posesión del título de licenciado en economía, con domicilio en la ciudad de Guadalajara, respetuosamente

EXPONE que desea continuar sus estudios sobre “Empresariales” que imparte el prestigioso profesor Martín en el colegio Jesuita durante este año académico 2017-2018 y para ello hago constar:

1º- Que no he solicitado anteriormente las becas que se conceden a los nuevos graduados otorgadas por el ministerio de educación.

2º- Que carezco de otros medios económicos que puedan ser necesarios para sufragar la cuantía de la nueva matriculación.

En consecuencia,

SOLICITA de V.S. me sea concedida una de las ayudas convocadas con fecha 1 de octubre de 2017, asumiendo mi propio compromiso de presentar el certificado de mis calificaciones previas.

Es gracia que espera alcanzar de V.S., cuya vida le guarde Dios por muchos años.

Fdo.: Miguel Pérez

(firma)

 

 Ejemplo carta formal corta a un director de periódico:

El director de un periódico no requiere la cortesía empleada para un director de colegio o de universidad, por lo que será suficiente con:

Tratamiento: Sr. director

Al comienzo del escrito: Distinguido  Señor:

[Membrete]

[Lugar y fecha]

Sr. director de _________

Distinguido señor:

    Quisiera agradecer el trabajo y la colaboración de los servicios de limpieza del ayuntamiento por su rápida actuación el pasado día 12 de octubre de 2017. A pesar de que fuimos varios comerciantes de la zona, los que tuvimos que dejar cerrados nuestros negocios por la incomodidad que supuso el mal olor de las calles, en apenas tres horas, se pudo solucionar el problema, e incluso alguno pudimos entrar. Al día siguiente, el barrio se despertó con la tranquilidad y normalidad de siempre.

Un saludo cordial

(Firma)

 Ejemplo de carta formal de petición:

Petición de información a una compañía aérea, sobre la posibilidad de viajar acompañados de una mascota.

[Membrete]

En Ciudad de México a 7 de noviembre de 2017

Air Barating S.A.

    Dispongo de dos plazas reservadas en el próximo vuelo Ciudad de México – Bogotá, Número MXR-4453  que tendrá lugar el 10 de diciembre de 2017, y desearíamos saber si es posible añadir a la reserva una plaza para nuestro perrito “Bobby”, de pequeñas dimensiones. Desconocemos si existe la posibilidad de facturar este tipo de servicio o es posible que viaje con nosotros en cabina. disponemos de un transportín para mascotas cuyas dimensiones coinciden con las de una maleta clásica, por lo que pensamos podría considerarse como equipaje de mano.

    En espera de sus noticias, les saluda cordialmente.

(Firma)

Ejemplo de carta formal de petición al presidente:

El tratamiento de cortesía para dirigirse a un presidente de una nación, a un ministro, capitán, teniente general, presidente de diputación, alcalde de capital de provincia, a un gobernador, embajador y también para el rector de una universidad es el siguiente:

Tratamiento: Excelencia

Al comienzo del escrito: Excmo. Sr.  ( Abreviatura de excelentísimo señor)

Durante el escrito: V.E.

[Membrete y datos personales]

En Puebla de Zaragoza, a 7 de noviembre de 2017

Excmo. Sr. Presidente

Don Enrique Rocas Aneto

Excmo. Sr.:

Yo D. Miguel Peña Ruiz, de profesión panadero, soltero y con domicilio en la ciudad de Puebla, respetuosamente

EXPONE:

Que habiendo aparecido en el Boletín oficial del pasado día 3 de noviembre de 2017 el concurso para cubrir la plaza vacante de panadero presidencial, y adjuntando documentos y contratos familiares de mi fallecido padre D. Justiniano Peña,

SOLICITA:

Que según las claúsulas firmadas en dicho contrato por parte del anterior presidente y en virtud de las leyes observadas bajo la vigencia del derecho civil, la plaza corresponda a mi persona, sin necesidad de continuar con el concurso.

En espera de sus noticias. se despide y le saluda atentamente

(Firma)

Anexo: Contrato

 

Carta formal – ¿Qué es? Elementos, estructura y ejemplo
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