Características de una carta formal

La carta formal, por el mero hecho de utilizarse entre personas desconocidas, debe cumplir unos mínimos en cuanto a calidad, estructura y lenguaje. En esta página trataremos de explicar cada una de las características que debe cumplir, así como las normas o condiciones establecidas para la comunicación escrita, que no puede ser rectificada o cambiada sobre la marcha, tal como lo haríamos en una conversación hablada.

Las características de una carta formal bien podrían servir para otros tipos de correspondencia escrita, siendo aplicables en mayor o menor medida para casi cualquier tipo de correspondencia, donde lo que importa es presentar de manera correcta el escrito, expresando las ideas con claridad.

La apariencia de nuestra carta refleja nuestra propia personalidad , siendo un fiel reflejo de nuestra forma de ser, y por tanto pudiera verse como una tarjeta de visita que nos puede abrir o cerrar puertas.

Escribiendo una carta formal

Estas son las características principales que podemos ver resumidas en la Carta formal

1 – Estructura por partes:

Se deben colocar los elementos de la carta respetando siempre un orden y una estructura adecuada. Se aconseja preparar inicialmente un borrador en el que vayan apareciendo las distintas partes. La redacción debe ser bien pensada y meditada con el convencimiento y conocimiento pleno de lo que queremos expresar.

Ver partes de una carta formal

Este es el orden en que deben aparecer los elementos:

1 – Membrete

2 – Destinatario

3 – Fecha

4 – Encabezamiento

5 – Introducción

6 – Cuerpo

7 – Despedida

8 – Firma

9 – Postdata (opcional)

2 – Claridad:

Otra de las características importantes e indispensable es la claridad. Cuando tratamos de escribir una carta formal nuestro propósito siempre debe ser claro, evitando elegir palabras equivocadas que pudieran conducir a errores o malas interpretaciones.

Se define un texto como claro cuando únicamente podemos hacer una sola interpretación, sin que vengan en mente otros posibles sentidos diferentes que el que el emisor pretende plasmar.

A su vez, la claridad debe extenderse a lo largo de la carta a través de dos vertientes o vehículos. De manera visible y de manera semántica.

La claridad visible hace referencia a la buena estructura lograda mediante el correcto orden que hemos visto en el punto 1, y en caso de ser escrito a mano, a la propia caligrafía del escritor, con trazos rectos y bien señalados. Hoy en día con los ordenadores se consiguen muy buenas presentaciones, uniformes y limpias. El escrito debe gozar de un aspecto pulcro y atractivo con los apartados y elementos distribuidos adecuadamente. Se debe evitar corregir los errores, borrando y dejando señales de suciedad.

En cuanto a la claridad semántica, se buscará el sentido de las frases, evitando expresiones vacías o palabras ambiguas que puedan dar lugar a diversas interpretaciones. A veces, conviene que otra persona lea la carta antes de ser enviada, para que pueda el escritor obtener otro punto de vista, sobre lo que se ha querido transmitir.

3 – Corrección:

Otra característica importante y esencial para que una carta formal o cualquier otro escrito produzca una buena impresión es la corrección, que a su vez, se transmite a lo largo del escrito mediante dos vías: La gramatical y la léxica.

La corrección gramatical hace referencia a los errores de gramática así como a las faltas de ortografía. Podemos llegar a utilizar términos coloquiales, que a pesar de ser utilizados de manera habitual por la población, no se recogen como correctos para la Real academia de la lengua. En caso de dudas, es mejor cambiar la expresión por otra conocida o similar.

La corrección léxica se refiere al correcto uso del vocabulario, evitando palabras malsonantes, insultos o aquellas que puedan ofender a otras personas. Tanto el estilo como el vocabulario deben utilizarse de acuerdo con el tema a que hace referencia la carta.

4 – Concisión:

Conviene no extenderse de manera innecesaria prescindiendo siempre de aquellas palabras o frases que carezcan de sentido o no proporcionen información relevante. Una carta formal debe ser tan corta como sea posible. Los escritos largos son una pérdida de tiempo, y nuestro propósito no debe ser que la otra persona sienta que lo está perdiendo.

La característica de concisión además comporta a su vez claridad. Lo que no significa, que debamos escribir una carta de manera escueta a modo de telegrama. Si nuestra carta requiere apuntar diversos temas, deberemos de exponerlos, pero con brevedad dependiendo de la naturaleza y complejidad de cada uno.

Para ser conciso, se recomienda prescindir aquellas palabras vacías o inertes que carezcan de significado, explicaciones innecesarias y también las aclaraciones o repeticiones de conceptos. Cuidado con omitir las ideas o los detalles importantes. Si nuestro escrito no está completo, podemos crear también confusiones y equivocaciones en el lector.

5 – Sencillez:

Cuando el receptor es una persona importante, la mayoría de personas, de manera inconsciente, intenta buscar palabras cultas, en ocasiones rebuscadas, conceptos ampulosos, que lejos de transmitir una buena sensación, pueden llegar a confundir al lector.

Es por ello, que otra de las características importantes será la sencillez de términos o palabras, buscando utilizar expresiones de uso normal y cotidiano, de fácil comprensión, pero sin llegar a caer en la vulgaridad.

6 – Cortesía y educación:

El uso de la cortesía, la educación, la diplomacia y las buenas formas, es una característica fundamental de una carta formal. Cualquier elemento que se aleje de ello puede causar una muy mala impresión al lector.

Aunque el tema principal sea una queja, una reclamación o una disputa entre ambas partes, debemos intentar escribir la carta sin dañar los sentimientos de quien la recibe. Si hacemos caso omiso de la diplomacia o de la cortesía, seguramente provocaremos un efecto contrario al que pretendemos lograr, creando una mala energía, impidiendo que los lectores se tomen nuestra carta con la atención y el respeto que merece.

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