La carta formal, por el mero hecho de utilizarse entre personas desconocidas, debe cumplir unos mínimos en cuanto a calidad, estructura y lenguaje. En esta página trataremos de explicar cada una de las características que debe cumplir, así como las normas o condiciones establecidas para la comunicación escrita, que no puede ser rectificada o cambiada sobre la marcha, tal como lo haríamos en una conversación hablada.
Las características de una carta formal bien podrían servir para otros tipos de correspondencia escrita, siendo aplicables en mayor o menor medida para casi cualquier tipo de carta, donde lo que importa es presentar de manera correcta el escrito, expresando las ideas con claridad.
La apariencia de nuestra carta refleja nuestra propia personalidad , siendo un fiel reflejo de nuestra forma de ser, y por tanto pudiera verse como una tarjeta de visita que nos puede abrir o cerrar puertas.
Una carta formal es un medio de comunicación escrita que se utiliza en situaciones oficiales o profesionales. Para que una carta formal cumpla con sus objetivos, es necesario que cumpla con ciertas características que se describen a continuación:
1 – Estructura por partes:
Se deben colocar los elementos de la carta respetando siempre un orden y una estructura adecuada. Se aconseja preparar inicialmente un borrador en el que vayan apareciendo las distintas partes. La redacción debe ser bien pensada y meditada con el convencimiento y conocimiento pleno de lo que queremos expresar.
Formato: El formato de una carta formal debe ser claro y organizado. Es importante incluir un encabezado que incluya la fecha, el nombre y la dirección del remitente y del destinatario, así como un saludo y una despedida apropiados.
Ver partes de una carta formal
Este es el orden en que deben aparecer los elementos:
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1 – Membrete 2 – Destinatario 3 – Fecha 4 – Encabezamiento |
5 – Introducción 6 – Cuerpo 7 – Despedida 8 – Firma 9 – Postdata (opcional) |
Siempre consideramos que no debe abusarse del uso de la postdata, de las notas auxiliares o de los anexos, ya que implica una falta de cortesía, muestra una falta de organización, y desequilibra el orden en el que se establece la información.
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Si lo que vamos a expresar es demasiado largo o requiere conceptos elaborados, siempre será mejor, rehacer y comenzar de nuevo la carta desde el principio.
2 – Claridad:
Otra de las características importantes e indispensable es la claridad. Cuando tratamos de escribir una carta formal nuestro propósito siempre debe ser claro, evitando elegir palabras equivocadas que pudieran conducir a errores o malas interpretaciones.
Se define un texto como claro cuando únicamente podemos hacer una sola interpretación, sin que vengan en mente otros posibles sentidos diferentes que el que el emisor pretende plasmar.
A su vez, la claridad debe extenderse a lo largo de la carta a través de dos vertientes o vehículos. De manera visible y de manera semántica.
La claridad visible hace referencia a la buena estructura lograda mediante el correcto orden que hemos visto en el punto 1, y en caso de ser escrito a mano, a la propia caligrafía del escritor, con trazos rectos y bien señalados. Hoy en día con los ordenadores se consiguen muy buenas presentaciones, uniformes y limpias.
El escrito debe gozar de un aspecto pulcro y atractivo con los apartados y elementos distribuidos adecuadamente. Se debe evitar corregir los errores, borrando y dejando señales de suciedad.
En cuanto a la claridad semántica, se buscará el sentido de las frases, evitando expresiones vacías o palabras ambiguas que puedan dar lugar a diversas interpretaciones. A veces, conviene que otra persona lea la carta antes de ser enviada, para que pueda el escritor obtener otro punto de vista, sobre lo que se ha querido transmitir.
El tono de una carta formal debe ser respetuoso y educado, sin ser demasiado distante. Es importante que la carta sea clara y concisa para que el destinatario pueda comprender de manera efectiva el mensaje que se quiere transmitir.
En una carta formal, es importante utilizar un lenguaje claro y preciso. Es recomendable evitar el uso de jerga o frases muy coloquiales. Debe tener un propósito claro y debe estar enfocada en resolver un asunto específico. Es importante ser directo y evitar incluir información irrelevante.
3 – Corrección:
Antes de enviar una carta formal, es importante revisarla cuidadosamente para asegurarse de que está libre de errores ortográficos, gramaticales o de sintaxis. Otra característica importante y esencial para que una carta formal o cualquier otro escrito produzca una buena impresión es la corrección, que a su vez, se transmite a lo largo del escrito mediante dos vías: La gramatical y la léxica.
La corrección gramatical hace referencia a los errores de gramática así como a las faltas de ortografía. Podemos llegar a utilizar términos coloquiales, que a pesar de ser utilizados de manera habitual por la población, no se recogen como correctos para la Real academia de la lengua. En caso de dudas, es mejor cambiar la expresión por otra conocida o similar.
La corrección léxica se refiere al correcto uso del vocabulario, evitando palabras malsonantes, insultos o aquellas que puedan ofender a otras personas. Tanto el estilo como el vocabulario deben utilizarse de acuerdo con el tema a que hace referencia la carta.
4 – Concisión:
Conviene no extenderse de manera innecesaria prescindiendo siempre de aquellas palabras o frases que carezcan de sentido o no proporcionen información relevante. Una carta formal debe ser tan corta como sea posible. Los escritos largos son una pérdida de tiempo, y nuestro propósito no debe ser que la otra persona sienta que lo está perdiendo.
La característica de concisión además comporta a su vez claridad. Lo que no significa, que debamos escribir una carta de manera escueta a modo de telegrama. Si nuestra carta requiere apuntar diversos temas, deberemos de exponerlos, pero con brevedad dependiendo de la naturaleza y complejidad de cada uno.
Para ser conciso, se recomienda prescindir aquellas palabras vacías o inertes que carezcan de significado, explicaciones innecesarias y también las aclaraciones o repeticiones de conceptos.
Cuidado con omitir las ideas o los detalles importantes. Si nuestro escrito no está completo, podemos crear también confusiones y equivocaciones en el lector.
5 – Adecuación:
Utilizaremos dentro de nuestra carta un léxico que tenga una buena adecuación, es decir, que sea adecuado para cada ocasión, que se adapte a los diversos temas sobre los que trate dicha correspondencia, y que se cuide un estilo y un vocabulario acorde a la temática y a la preparación de las personas a las que va dirigida la carta.
Esta característica resulta de suma importancia, sobre todo en el caso de cartas formales institucionales a altas instancias, tales como la casa real, los ministerios de justicia, cúpula eclesiástica…etc.
El estilo debe mantenerse lo más sencillo posible, sin palabras rebuscadas, ni frases retorcidas que impidan la correcta comprensión. Se buscará la naturalidad, pero guardando el mismo grado de respeto o confianza que manifestaríamos en una conversación en persona.
Se aconseja ser parco en el empleo de los calificativos y no molestarse en buscar frases complicadas, queriendo mostrar un aire culto y ampuloso, que únicamente convence a personas de poca inteligencia.
6 – Sencillez:
Cuando el receptor es una persona importante, la mayoría de personas, de manera inconsciente, intenta buscar palabras cultas, en ocasiones rebuscadas, conceptos ampulosos, que lejos de transmitir una buena sensación, pueden llegar a confundir al lector.
Es por ello, que otra de las características importantes será la sencillez de términos o palabras, buscando utilizar expresiones de uso normal y cotidiano, de fácil comprensión, pero sin llegar a caer en la vulgaridad.
7 – Precisión y brevedad:
La carta formal debe basar toda su estructura informativa en una única idea. Cuando decidimos ponernos en contacto con otra empresa o institución, el propósito de la carta debe ser único y que transmita un único objetivo, ya sea una solicitud, un envío de presupuesto, una invitación, una expresión de gratitud, e incluso un pésame.
La precisión y la brevedad son siempre un mérito. Si lo que debe decirse es extenso y largo, será recomendable estudiar con detenimiento, la manera de resumir o condensar la información lo máximo posible.
Sin distraer la idea general con información o detalles irrelevantes a no ser que sea necesario para la final comprensión.
Ver cómo escribir una carta formal corta.
8 – Cortesía y educación:
El uso de la cortesía, la educación, la diplomacia y las buenas formas, es una característica fundamental de una carta formal. Cualquier elemento que se aleje de ello puede causar una muy mala impresión al lector.
Aunque el tema principal sea una queja, una reclamación o una disputa entre ambas partes, debemos intentar escribir la carta sin dañar los sentimientos de quien la recibe. Si hacemos caso omiso de la diplomacia o de la cortesía, seguramente provocaremos un efecto contrario al que pretendemos lograr, creando una mala energía, impidiendo que los lectores se tomen nuestra carta con la atención y el respeto que merece.
9 – El uso de la tercera persona:
Por lo general, la carta formal suele censurar la presencia del «Yo», es decir, la primera persona, en favor de la utilización de la tercera persona. «Le saluda atentamente». Evitando de este modo el exceso y abuso de la fórmula, sobre todo cuando aparece al inicio de cada párrafo:
Yo te digo…
Yo quiero manifestar…
Yo tengo preparado un informe…
Dicha censura, no tiene mucha razón de ser cuando se emplea sin abusar, hábilmente disfrazada como por ejemplo:
«Quisiera hacerle llegar mis….»
Por lo tanto, el empleo de la primera persona si que estaría permitido en las cartas formales, siempre que se haga un uso, nunca un abuso. Ante la duda, siempre tendrá mejor una mejor imagen la tercera persona, aunque, como hemos dicho, no tiene porqué ser obligatorio.
10 – Párrafos cortos:
Sería recomendable que la correspondencia formal estuviera formada por párrafos cortos, y también por frases cortas. La alternativa, es decir, los párrafos largos y sin su correcta colocación de los signos de puntuación, pueden lograr una lectura cansada y agolpada, que juega en contra de la persona que redacta el documento.
Los párrafos largos, no solo aburren al lector, también desaniman a continuar leyendo, haciendo que se pierda la motivación, la importancia de la carta, y por lo tanto, que el objetivo final se vaya diluyendo.
Ver también cómo redactar la carta formal en inglés.
Página actualizada en enero de 2023
