Carta formal corta

En esta página vamos a explicar cómo redactar correctamente una carta formal corta. Cuáles son las diferencias con otros tipos de cartas formales, y los distintos pasos que se deben dar para su correcta elaboración. Al final de todo, veremos algunos modelos de ejemplo para poder copiar o adaptar a sus necesidades.

De acuerdo con las características que debe cumplir una carta formal, la concisión, precisión, sencillez y brevedad son esenciales para su correcta redacción. Es por ello, que toda carta formal que se precie, debiera de ser también una carta corta, que no se extienda demasiado, prescindiendo de frases o párrafos que poco tengan que ver con el tema a tratar.

Ejemplo de carta formal corta

Una carta formal corta, por tanto, evitará la pérdida de tiempo, tanto para el que la escribe como para quien la recibe. Esto, no significa que deba escribirse a modo de telegrama, con apenas un par de escuetas frases, sino que exponga la idea principal con brevedad, pero respetando una naturalidad y complejidad que la propia carta requiera.

Por tanto, evitaremos palabras y frases vacías e innecesarias. Evitaremos también las explicaciones o aclaraciones con conceptos repetidos, basando la estructura de la carta en una única idea que se desarrolle de principio  a fin. Sin saltar de rama en rama. Tratando de condensar la información al máximo posible.

Ver características de la carta formal

De acuerdo con los elementos y las partes de la carta formal, vamos a ver cómo redactar de manera adecuada, con brevedad y sencillez, para que nos quede una carta corta. Siempre con el máximo cuidado a la hora de organizar la información, para tratar de evitar omitir ideas o detalles importantes que pudieran quedarse en el tintero.

1 – Listado y orden de ideas:

Al tratarse de una carta formal corta, no podemos improvisar y añadir la información según nos vengan las ideas a la cabeza. Tampoco podemos repetir conceptos o tratar temas similares por más de una vez, ya que corremos el riesgo de extendernos demasiado.

Debemos, por tanto, adecuarnos a un texto simple, conciso y que disponga una idea general que se desarrolle a lo largo de toda la carta. Para ello, es imprescindible que tomemos una hoja de papel a sucio, donde podamos escribir un listado con todas las ideas que deseamos exponer en la carta.

A modo de ejemplo, si deseamos solicitar un presupuesto, podría aparecer el siguiente listado:

  • Saludo inicial
  • Recordar los fallos del anterior pedido
  • Precio del material
  • Precio de la mano de obra
  • Plazos de inicio y final de obra
  • Garantías
  • Mantenimiento
  • Pago a plazos
  • Agradecimiento
  • Despedida

Una vez confeccionada nuestra lista, la ordenaremos guardando un sentido lógico. De modo que comencemos la carta con un saludo inicial, siguiendo con el pedido anterior, continuando con el pedido actual, y terminando con un agradecimiento y una despedida.

De esta manera, aunque suponga un esfuerzo extra el hecho de ordenar las ideas, estaremos seguros de incluir cada concepto en su debido momento, y evitando frases superfluas que suelen aparecer cuando no existe un buen nexo de unión entre idea e idea.

2 – Membrete

Al igual que ocurre con el resto de cartas formales, largas o cortas, necesitan ciertos elementos que no podemos resumir u omitir.

Ahora comenzamos nuestra carta, ya sea en una hoja en limpio, un nuevo folio, o en el ordenador. Colocaremos en la parte superior los datos correspondientes al remitente, o persona que redacta el documento.

Colocaremos el nombre completo, con los apellidos, y la dirección completa para que la otra persona pueda contestar. En caso de realizarse por correo electrónico, se suele omitir el membrete, porque ya se presupone que se reenvía a la misma dirección de la que vino por primera vez.

Para hacer más corto el membrete, podemos evitar escribir el teléfono, el fax, correo electrónico, y otros datos informativos de contacto.

3 – Destinatario:

Se trata de la información sobre la persona a quién va dirigida la carta. Habitualmente, se sitúa una línea por debajo del membrete, en el lado derecho del papel.

El destinatario suele ser un bloque que indica los datos personales e identificativos de la persona o empresa donde va dirigida la carta; Junto con la dirección y ciudad.

Para nuestro caso, que queremos que la carta sea formal pero corta, podemos evitar este apartado, ya que es que menos valor o conocimiento aporta al lector, ya que se sobreentiende que conoce sus propios datos o datos de la empresa donde trabaja.

4 – Lugar y fecha:

Debajo del destinatario, también en la mano derecha, se suele indicar la ciudad, seguido de la fecha en que se escribe la carta. Un ejemplo quedaría tal que así:

En Ciudad de México, a 12 de febrero de 2018

Con objeto de ahorrarnos información, si en el membrete ya hemos incluido la ciudad, podemos omitirla en la fecha, e incluso contraerla en formato numeral del siguiente modo:

12/02/2018

5 – Encabezado:

Se trata de una sola frase que ocupa una línea, por lo que no es necesariamente importante que tengamos que hacerlo diferente a una carta más larga.

Utilizaremos las fórmulas de cortesía habituales, que podemos encontrar en el apartado de tratamiento, de las siguientes normas para iniciar una carta formal.

También podemos utilizar el encabezamiento de tipo comodín que vale para todas las cartas:

“Estimado señor:”

6 – Introducción:

Se trata de una frase introductoria que rompa el hielo y comience con la información pertinente al tema de la carta.

En nuestro caso, al tratarse de una carta formal corta, nos interesa comenzar directamente al grano, dirigiendo nuestra intención hacia los detalles que nos interesan contar. Por ejemplo:

Respecto a su pedido anterior, quisiera….

De acuerdo con el pedido anterior, desearía solicitar…

Quisiera informarle sobre mi deseo de devolver el pedido anterior, y hacer encargo de uno nuevo, de acuerdo a las siguientes condiciones…

7 – Cuerpo de la carta:

Aquí es donde utilizaremos las ideas expuestas en la lista del papel a sucio, para ir desarrollando cada uno de los temas, en el orden estipulado, y siguiendo la lógica que hemos trazado en primer lugar.

La extensión de una carta formal siempre depende de la extensión del cuerpo del mensaje. Si nos limitamos a expresar una única idea, bien desarrollada y claramente explicada, seguramente no necesitemos demasiadas líneas para lograrlo con facilidad.

Sería recomendable, realizar este apartado también en una hoja a sucio aparte donde poder equivocarnos sin tener que volver a reescribir todo el contenido anterior.

8 – Despedida y firma:

De nuevo, se requiere apenas una línea para situar una despedida cordial, propia de las cartas formales. Podemos utilizar algunas de las frases más habituales, que hemos resumido en el siguiente enlace:

Despedida de la carta formal

 

Y también podemos limitarnos a utilizar la despedida comodín, válida para todas las despedidas formales:

Atentamente…

Bajo la cual, escribiremos nuestro nombre y firma. En ocasiones se suele utilizar el concepto de antefirma, para escribir también el cargo personal de la persona. Pero ya que se trata de una carta corta, evitaremos utilizar esta información superflua, que de ser necesaria, vendría colocada en el membrete inicial.

Por supuesto, nada de postdatas ni anotaciones extras, anexos o notas finales con información de último momento. Si hemos realizado nuestros deberes tal y como se recomienda en el primer apartado, no será necesario tener que informar de algún dato que no hayamos podido situar en el cuerpo del mensaje.

Ejemplos

La mejor manera de hacernos a la idea de cómo se redactan este tipo de cartas es mediante unos ejemplos. Veremos a continuación dos ejemplos de carta formal corta, en la que se dirige la misma persona, primero a un director de colegio, y posteriormente a un profesor. En ambos casos, al tratarse de personas desconocidas a los que se les asocia con un cargo o situación pública, debe utilizarse un lenguaje correcto, cordial y respetuoso.

Ejemplo de carta formal corta para un director

Miguel Fernández

C/ Olivo 33, cp. 74526 – Cancún

12 de febrero de 2018

Colegio Bastón

Avenida Chichen Región 55

 

A la atención del señor director:

En primer lugar, quisiera agradecerle de antemano su colaboración a la hora de matricular a mi hijo fuera del plazo establecido en su colegio, y solicitarle mediante la presente carta, si es posible, que se disponga de un menú vegetariano opcional en el área del comedor. Mi hijo no come carne ni pescado, por lo que los martes y los jueves, regresa a casa con el estómago vacío.

Gracias de antemano por su tiempo, quedo a la espera de su contestación.

Atentamente,

Miguel Fernández

(Firma)

 

Ejemplo de carta formal corta para un maestro

Miguel Fernández

C/ Olivo 33, cp. 74526 – Cancún

12 de febrero de 2018

Colegio Bastón

Avenida Chichen Región 55

A la atención del maestro Felipe García:

Conozco su trayectoria y siempre he creído que usted es uno de los mejores conocedores del teorema de Pitágoras de nuestro país, aparte de un gran comunicador, tal y como certifica la asociación de padres y alumnos en la que estoy inscrito.

Le ruego acceda a participar como ponente en una serie de conferencias previstas para el próximo mes de abril en el Estadio Beto Ávila. Usted es el mejor candidato, sin su presencia el acto carecerá de gran parte de su interés.

Quedo a la espera de su respuesta.

Atentamente,

Miguel Fernández

(Firma)

Recomendamos la lectura del siguiente artículo de la Real academia de la Lengua española, sobre el uso de los dos puntos (:)

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