Las partes de una carta formal

Vamos a enumerar las distintas partes de una carta formal de manera diferenciada. Cada una de estas partes pueden aplicarse a cualquier tipo de carta, ya que en mayor o menor grado, cualquier tipo de comunicación necesita de un orden de redacción de contenido que facilite la lectura posterior por parte del destinatario.

Por tanto, a no ser que el tipo de carta sea excesivamente personal o informal, requiere que se redacte evitando textos espontáneos o dejar la mente fluir sin un orden concreto. Siendo muy recomendable, sobre todo, plantear previamente un borrador en el que plasmar los datos y el orden, que posteriormente se pasará a limpio.

A la hora de fijar la estructura y el contenido de una carta formal debemos ceñirnos a unos cuantos principios de calidad, unas normas de corrección, claridad, ortografía, orden, precisión, sencillez y cortesía.

Partes de colores

Una carta formal debe contener las siguientes 8 partes bien diferenciadas:

 

1 – Membrete

2 – Destinatario

3 – Fecha

4 – Encabezamiento

5 – Introducción

6 – Cuerpo

7 – Despedida 

8 – Firma

En algunos casos, sobre todo en la época en la que las cartas se escribían a mano, aparecían al final otras partes como: – Postdata, – Notas, utilizadas sobre todo para añadir información que se había olvidado incluir en el cuerpo de la carta, y que por tanto, para no tener que volver a redactar el documento desde el principio, se venía utilizando este tipo de fórmulas. No obstante, si se siguen los pasos establecidos tal y cómo aparecen anteriormente escritos, y se realiza un borrador que incluya todas las ideas clave, no será necesario tener que recurrir a una postdata. En cuyo caso, siempre debe ser escueta y concisa a modo de telegrama, sin extenderse excesivamente en su contenido.

1 – El membrete – Cómo iniciar una  carta formal:

Cuando se trata de cartas formales de carácter privado se incluye un membrete con los datos del remitente en la parte izquierda de la carta, aunque muchas cartas de tipo comercial o empresarial suelen incluir estos datos en el centro de la parte superior.

Como remitente, nos referimos a los datos de la persona o empresa que escribe la carta. La función del membrete es la de dar respuesta a la primera pregunta que siempre se hace todo receptor de una carta ¿Quién escribe? Por ello, el membrete del remitente debe incluir el nombre de la empresa o persona, junto con su dirección, número de telefóno fijo y/o móvil, fax, correo electrónico…etc.

Ejemplo:

Bodegas Marqués de Medici

Avenida de la libertad 23, 3º

18080 Guadalajara

tlf: 55 112483

Fax: 55 494948

marques@medicibodegas.info

 

2 – Destinatario:

Puede parecer innecesario incluir en la propia carta los datos de la persona a los que va dirigida, pero la experiencia nos dice, sobre todo dentro del mundo empresarial, que una gran cantidad de cartas son enviadas a la persona equivocada o a las personas que no tienen la suficiente competencia para hacerse cargo. Será cuestión del propio destinatario el observar si la carta le corresponde a él por necesidad o si por el contrario puede delegarla en otra persona o departamento de la empresa.

Muchas veces, el destinatario suele hacer referencia a un cargo dentro de la empresa, sin nombrar en ningún momento el nombre de quién le corresponda, como por ejemplo: A la persona encargada de los recursos humanos…

A la hora de incluir la dirección del destinatario podemos hacerlo de dos maneras diferentes. El estilo inglés lo establece alineado a la izquierda, debajo del membrete del remitente, y el estilo francés lo incluye también bajo el remitente, pero a la derecha, marcando una mayor diferencia entre ambas partes. Actualmente, el estilo francés es el que viene siendo más utilizando, por lo que aconsejamos que el destinatario aparezca a la derecha.

Un ejemplo de destinatario es el siguiente:

Sr. D. Manuel López Marino

Director de RRHH

FABRICASS S.A.

c/ Cruz rodriguez 23

18035 Jalisco

 

3 – La fecha:

En tercer lugar encontramos la fecha. Lo más habitual es escribirla en la parte derecha, justo debajo del destinatario, y suele comenzar con el nombre de la ciudad o población donde se escribe la carta. Como normal general, si en el membrete ya aparece el nombre de la población, no es necesario volver a repetirlo en la fecha. Un ejemplo de fecha pudiera ser el siguiente:

Ciudad de México, a 12 de Febrero de 2017

4 – Encabezamiento:

Como es habitual en todo tipo de correspondencia formal, se hace muy necesario aplicar la cortesía, el respeto y el tratamiento adecuado según la persona destinataria. En todos los casos, se cerrará la frase con dos puntos.

 

Dentro del ámbito de las relaciones formales y laborales, lo más habitual es encabezar la carta con la palabra estimado o estimada, distinguido o distinguida, seguido de la abreviatura correspondiente. Según sea la importancia del cargo, se pueden usar las palabras “excelentísimo” abreviado como Excmo(a). e incluso “Vuestra excelencia” abreviado como V.E.. Para el caso de dirigirse a un juez, alcalde o presidente de algún tipo de audiencia que requiera el tratamiento de “Vuestra Señoría” se utiliza la abreviación V.S. o Usía.

Ejemplos de encabezados:

  • Estimado Sr.:
  • Estimada Sra.:
  • Distinguido Sr.:
  • Excmo Sr.:

Todos los tratamientos están regulados por las distintas normas protocolarias y fórmulas de cortesía, por lo que conviene cumplirlas de manera estricta para no caer, sin darnos cuenta,  en faltas de respeto o aparente menosprecio del destinatario.

Otros ejemplos de encabezamientos son:

  • VUESTRA MAJESTAD a los reyes o monarcas
  • ALTEZA REAL a los príncipes e infantes
  • Excelentísimo (EXCMO.) a presidentes de gobiernos, alcaldes, embajadores, capitanes generales del ejército, rectores de universidad y miembros de Reales Academias.
  • Ilustrísimo (ILMO.) a directores de empresa, decanos de universidad, directores de escuelas o jefes de policia.
  • SANTÍSIMO PADRE para dirigirse al Papa
  • EMINENCIA para los cardenales
  • EXCELENCIA para los obispo

Si la carta no fuera formal y estuviera dirigida a una persona conocida con la que ya tenemos establecida cierta confianza, puede usarse el conocido cliché de:

Querido(a) amigo(a):

5 – Introducción:

La introducción tiene como finalidad la de crear un clima más agradable y predisponer al destinatario a recibir la información de una manera suave para el caso de noticias negativas, o la de crear un vínculo más sociable para el caso de personas que se comunican por primera vez.

Por ejemplo:

Es un placer ponerme en contacto con usted….

No tengo el gusto de conocerle en persona pero….

Lamento tener que hacerle llegar malas noticias pero…

Si no se requiere tacto y ya existe una cordialidad previa de cartas anteriores, puede excluirse la introducción y pasar directamente al cuerpo del mensaje.

6 – Cuerpo del mensaje:

El cuerpo del mensaje o cuerpo central tratará de dar respuesta a los motivos que han originado la carta. En esta parte se deben incluir todos aquellos detalles e ideas que conforman el asunto central de la carta, ya sea una solicitud, una información, un agradecimiento, una invitación… etc.

Normalmente el cuerpo es la parte más extensa de la carta y la que incluye el grueso de la información, por lo que se considera siempre oportuno y recomendable, terminar el cuerpo con una frase que resuma el contexto global de la carta antes de pasar a la despedida.

7 – La despedida o cierre:

También denominada como Cierre, es aquella parte de la carta en la que se emplea una mayor carga de cortesía, habitualmente para manifestar buenos deseos y para despedirse de una manera cordial y afable.

Por norma general, la despedida suele redactarse utilizando los verbos en tercera persona, y no en primera, como en el caso del cuerpo de la carta. Se utilizarán expresiones tales como: “Se despide” o “Le saluda atentamente” evitando por tanto usar “Me despido” o “le saludo”, impropios de la carta formal.

Se aconseja la brevedad, y al igual que el encabezado, se utilizarán distintas fórmulas de cierre en función de la persona a la que va dirigida la carta, como por ejemplo:

  • Atentamente
  • Un atento saludo
  • Un cordial saludo
  • Atentamente les saluda
  • Se despide atentamente
  • Le saluda cordialmente

8 – La firma:

Dentro del ámbito comercial, si que es cierto que se suele usar una antefirma, en la que aparece el cargo y el nombre del firmante, precedido de la abreviatura Fdo (firmado).

Como por ejemplo:

(garabato firma)

Fdo.: Manuel López Ortega

Director del colegio Santa eulalia

Aunque en la mayoría de los casos, la firma suele aparecer después del nombre y del cargo:

Fdo: Miguel García

(Firma)

Partes complementarias:

Existen lo que se denominan partes complementarias cuya finalidad es la de añadir un contenido final. En algunas ocasiones, se olvida mencionar algún detalle importante o dato de última hora, y no se precisa romper el orden estructural de la carta. Para ello, existe la posdata, o las notas finales.

La normativa indica escribir la palabra “posdata:” o “Notas:”

Seguido de la información adicional o olvidada. No se debe abusar de esta posibilidad, ni incluir largos párrafos, ya que ensucian y deforman la estructura, además de ofrecer una mala imagen al lector. Se trata, por tanto, de un espacio limitado, breve y conciso. Si la información requiere de un mayor espacio, se aconseja empezar a escribir de nuevo.

La estructura y elementos de una carta formal:

Además de cuidar las distintas partes de la carta formal, debemos tener en cuenta, los distintos elementos que conforman cada una de las partes, y la estructura final que deben adoptar para que la carta esté bien presentada.

En la siguiente imagen, podemos ver la estructura final que a la que debe asemejarse nuestra carta formal. Con los diferentes elementos colocados en su espacio y en su orden correspondiente.

Estructura de la carta formal

El membrete en la parte superior, separado del destinatario, ya sea a la derecha, o a la izquierda, de modo que puedan distinguirse y leerse de manera clara y organizada.

La fecha bajo el destinatario.

El encabezamiento, en la parte izquierda, siempre haciendo uso de los títulos civiles y uso de las abreviaturas que correspondan para cada uno de los tratamientos. Cualquiera que sea la fórmula de cortesía elegida, siempre se acompañará de los dos puntos (:), nunca de otros signos de puntuación, tales como la coma o punto y coma, etc…

El cuerpo o tema de la carta corresponde con el elemento más importante y comienza en la primera línea después del encabezamiento o fórmula de saludo.  Si la carta contiene varios temas diferentes, conviene presentar cada uno de ellos dentro de su propio párrafo. Su disposición suele atender habitualmente a dos tipos de estilos diferenciados.

  • El Estilo en bloque: En el que los párrafos tienen tendencia a alinearse a la izquierda guardando siempre una separación a doble espacio.
  • El estilo alineado: En el que cada uno de los párrafos comienza con su primera línea de entrada.

La despedida bajo el cuerpo, indicando el final de la carta.

Por último, la firma, aparece bajo la despedida, o bien a la derecha o en el centro. Aunque no existe un lugar recomendado y el que escribe tiene absoluta libertad para firmar donde mejor le parezca, pero se usan estos lugares para poder leerse con mayor claridad, ya que suele ser la parte más ilegible de toda la carta.

 

Las partes de una carta formal
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