Modelo de carta de conciliación

A continuación vamos a tratar de explicar cómo redactar correctamente una carta de conciliación, también denominada como ajuste. Este tipo de cartas, la mayoría de las veces, tienen lugar entre las empresas y sus clientes, o entre las empresas y sus propios trabajadores. La carta de conciliación tratará de estudiar las causas de los problemas.  Se utiliza para enmendar un error, para responder a una reclamación, para buscar las posibles soluciones, y se intentará llegar a un acuerdo en el que ninguna de las partes salga perjudicada.

La carta de conciliación tiene como objetivo calmar los ánimos de las posibles partes enfrentadas e intentar alcanzar una solución beneficiosa para ambos. Ya sea, un conflicto internacional, un conflicto entre dos empresas estatales, un conflicto entre la empresa y sus trabajadores, e incluso conflictos entre dos personas.

La mayoría de las veces, las cartas de conciliación se redactan como respuesta a las cartas de reclamación. A continuación vamos a ver unos ejemplos que pueden ser interesantes para aportar más conocimiento del asunto:

véase también:

Cartas de reclamo

Cartas de disculpa

Cartas de reclamación

Cartas de devolución

1 – A la hora de redactar la carta de conciliación debemos de tener en cuenta los tiempos de respuesta. No es posible intentar arreglar un problema que requiera de una inmediata solución, si la acción comienza varios meses después del desagravio. En este caso, la parte afectada puede tomarlo como falta de interés, y falta de voluntad por querer solucionar el problema. Por lo tanto el tiempo de respuesta debe ser lo más corto posible.

2 – También conviene, como casi en todos los aspectos de la vida, dejar el ego a un lado, y conceder a la otra parte el beneficio de la duda. No resulta tan importante el hecho de quien tenga o no tenga la razón, como el mero fin de alcanzar una situación favorable para ambas partes.

3 – La conciliación requiere un trato cordial y respetuoso, con altas dosis de diplomacia, en el que evitaremos las frases con doble sentido, los reproches, intentar culpabilizar a la otra parte de manera indirecta. No sirve de nada pedir disculpas y al mismo tiempo reprochar y evitar responsabilidades. Utilizaremos un lenguaje claro, sencillo y conciso, sin entretenernos en los detalles.

Modelo de carta de conciliación:


Formating S.A.

C/ las Cortes generales número 23

28.080 de Madrid

Teléfono: 91446 28 44

Don Rodrigo Alonso Díaz

C/ Federico García número 12

08010 Barcelona

En Madrid, a 15 de febrero de 2016

Estimado señor don Rodrigo Alonso Díaz:

Nos ponemos en contacto con usted para comunicarle que se ha procedido de manera inmediata con la devolución de su paquete, así como el reembolso del dinero cobrado a través de su tarjeta de crédito. Rogamos acepte nuestras disculpas por el mal estado del contenido, y en reparación de los daños, le agradeceríamos que acepte un nuevo producto revisado, que se hará llegar a su domicilio de manera gratuita. Deseamos que este tipo de problemas no vuelva a suceder en el futuro, y por ello hemos tomado nota en el departamento de almacén. Deseamos volver a tenerla entre nuestros clientes, es por ello que le invitamos a que retome su confianza, y se tome un tiempo revisando nuestro catálogo adjunto. Sepa que en el tejido del próximo mes dispone de un descuento del 30%.

Le agradezco de antemano por su tiempo y por entender los problemas sucedidos.

Se despide cordialmente:

(firma)

Fdo. Manuel García Torres

Director Gerente

Carta de conciliación