La carta responsiva de equipo es un documento por el que se cede la responsabilidad de su cuidado y de su protección a otra persona, ya sea un cliente o un trabajador, de modo que su valor económico  se mantenga estable. La única depreciación de estos bienes puede provenir del uso y desgaste, siempre bajo la correcta supervisión y su correcta utilización.

De esta manera se asegura el material, se estimula y motiva para su óptima utilización, se cubren los gastos que pudieran ocasionar manos inexpertas o malas praxis ya sea con mala o con buena intención, y se deja constancia a modo de inventario sobre la cuantía de objetos a custodiar.

Podemos encontrar diferentes tipos de cartas responsivas en función del equipo que intentamos proteger, siendo los más habituales los siguientes:

Uso de equipo de cómputo.

Equipo de cómputo

 

Equipo de cómputo: Muy habitual en oficinas y despachos en los que se utiliza la computadora como herramienta indispensable para trabajar. Por supuesto, se añaden al equipo del resto de aparatos de uso habitual, tales como el teclado, el ratón, el monitor, la impresora y demás periféricos que pudieran necesitar.

Equipo de trabajo: Hace referencia al material utilizado exclusivamente para el trabajo. Entre los cuales puede estar el equipo de cómputo anteriormente citado. Herramientas, maquinaria, uniformes y demás aparatos y útiles que tengan cierto valor, y que la empresa quiera proteger.

Equipo de seguridad: Protegiendo el equipo de seguridad, la empresa consigue dos objetivos  al mismo tiempo: Cuidar del material y cuidar de sus trabajadores. Por lo general los costes de producción de los equipos de seguridad suelen ser más caros que los equipos ordinarios, por lo que conviene responsabilizar a cada trabajador de su correcto uso y mantenimiento, por el bien de la empresa y por su propio bien personal.

Equipo de transporte: Muy habitual cuando el vehículo utilizado no pertenece al trabajador sino a la empresa, o cuando se alquila a un cliente. Puede tratarse de automóviles, motocicletas, e incluso bicicletas utilizadas para el reparto de comida a domicilio.

Equipo celular: Hoy en día que la comunicación es esencial para el correcto desarrollo empresarial, es muy habitual que los empleados dispongan de diferentes terminales, algunos de gama media alta que puede suponer un elevado coste para la empresa. La carta responsiva de equipo celular puede minimizar los costes, sobre todo cuando se trabaja en instalaciones con altos riesgos de avería.

Equipos electrónicos y de audio: Al igual que sucede con los equipos celulares, la misma importancia podemos otorgar a la asignación del resto de materiales utilizados. Cuanto mayor sea la cuantía, mayor será la responsabilidad por parte del usuario.

Como hacer la carta responsiva de equipo

No es necesario disponer de un documento oficial, ni disponer de un sello, o de un escrito notarial para poder redactar una carta responsiva de equipo funcional y que tenga la validez y el propósito buscado. Basta con un documento escrito en el que aparezca de manera rigurosa los datos de ambas partes, la descripción del material, las condiciones de uso, las condiciones de devolución y las condiciones de indemnización en caso de daños o perjuicios por mala utilización o por negligencia de uso.

Para ello, vamos a seguir los siguientes apartados en el orden establecido para no dejar fuera de la carta responsiva ninguna información importante:

1 – Lugar y fecha: En la parte superior de la hoja, indistintamente a derecha o izquierda, puede colocarse la ciudad y la fecha en que se escribe la carta. Su finalidad es la de informar sobre el día en que se firma la carta responsiva.

2 – Membrete de la empresa o entidad: Bajo la fecha, colocamos el nombre de la empresa, y opcionalmente, los datos de contacto habituales, tales como la dirección, teléfono, código postal…etc.

3 – Asunto: Bajo el membrete, aparece el asunto de la carta, en el que se indica el tipo de equipo al que estamos haciendo referencia. Por ejemplo: “Carta responsiva de equipo de sonido”.

4 – Introducción: El primer párrafo de la carta responsiva hace alusión al motivo de la propia carta. Generalmente se pone en conocimiento el deseo de asignar, entregar, alquilar o dejar prestado el material a la persona indicada, en la fecha que así se disponga.

Importante que aparezca el nombre completo de la persona que hará uso del equipo, la fecha en que se hace entrega, y una descripción lo más completa posible sobre el material, sus componentes, y el estado en el que se encuentran. Si los objetos no son nuevos, conviene especificar la fecha de compra y la cantidad de uso que ha tenido con anterioridad. Apuntar números de serie o de licencias, para evitar que pudieran cambiarse o sustituirse por otros similares.

5 – Condiciones de devolución: Se debe establecer si se hace entrega o asignación de material por un tiempo especificado o de manera temporal. En qué condiciones deben devolverse, condiciones de limpieza, montaje, cajas y envoltorios, cables y accesorios…

También conviene especificar que sucede en caso de robo, en caso de pérdida, en caso de accidente…Las condiciones de indemnización, ya sea en modo económico, laboral, reducción de nómina o lo que se estime oportuno negociar de antemano.

La empresa indicará las condiciones por escrito, y será el trabajador o el cliente el que deba leerlas antes de firmar la carta responsiva, siempre de acuerdo con el Código Civil correspondiente, sin que exista un abuso por parte de ninguna de las dos partes.

6 – Partes implicadas: Para finalizar, debe aparecer el nombre completo de las partes implicadas, el representante de la empresa y la persona encargada del equipo. Se suele indicar con el sobrenombre de “receptor” para quien recibe el material, y “otorgante” para quién lo cede. Aparecerán los nombres completos y las firmas, que deben coincidir con las que aparecen en los documentos de identificación.

Para mayor validez, aunque es opcional según interese, se recomienda añadir dos testigos, que también figurarán con nombre completo y firma. Se recomienda hacer una copia de cada documento de identidad para que se pueda comprobar la legalidad de las rubricas.

Ejemplos en word

Carta responsiva de asignación de equipo de escalada para una excursión. Con las condiciones de devolución.

 

Carta Responsiva de equipo de Cómputo para un trabajador de un banco. Con condiciones de uso y reparación por el departamento de informática.

recomendamos el siguiente enlace de la BBc que habla sobre porqué las empresas prohíben personalizar el entorno laboral.

Carta responsiva de equipo
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