La carta Gantt es un diagrama gráfico por el cual podemos organizar una serie de tareas a lo largo del tiempo. Su objetivo principal es el de permitir de un simple vistazo un completo seguimiento sobre el progreso de un proyecto, de modo que sea fácilmente reconocible dónde estamos, qué tareas hemos realizado, qué tareas quedan por realizar, así como la relación de dependencia entre unas tareas y otras.
La carta Gantt más que una carta es un sistema de organización temporal que forma parte de un proyecto. Dicha carta deja ver de un solo vistazo la duración de las actividades y permite por ello ordenar en función de una mejor distribución las tareas así como los descansos o periodos sin trabajar.
Se trata de un gráfico de coordenadas, en la que en el eje vertical, se coloca una lista con todas las tareas a realizar para finalizar el proyecto, y en el eje horizontal, las unidades de tiempo que estemos utilizando, ya sean horas, días, semanas…etc.
Vamos a ver de una manera resumida los pasos más habituales para comenzar a crear nuestra carta Gantt desde cero.
Visite el siguiente enlace para ver cómo hacer la carta Gantt en excel
Pasos para realizar la Carta Gantt
1 – Lista de tareas:
En primer lugar, necesitamos una lista con todas las tareas y actividades necesarias para finalizar nuestro proyecto. Esta es sin duda la parte más costosa y la que nos va a llevar más tiempo elaborar.
Necesitamos dividir nuestro proyecto en tareas, y cada tarea en sus subtareas. además, necesitaremos conocer la dependencia de unas respecto de las otras. Vamos a verlo todo esto mas claro con un ejemplo:
Si queremos cambiar completamente nuestro dormitorio, necesitaremos apuntar todas las tareas relacionadas con dicho cambio:
- 1 – Elegir los muebles nuevos
- 2 – Comprar los muebles nuevos
- 3 – Tirar los muebles viejos
- 4 – Pintar las paredes
- 5 – Transporte de los muebles
Cada tarea, a su vez, puede dividirse en tareas más pequeñas. Por ejemplo, la tarea de tirar los muebles viejos puede dividirse en estas diferentes tareas:
- 3.1 – Buscar información sobre dónde y cómo tirar los muebles viejos
- 3.2 – Buscar un servicio de mudanzas barato
- 3.3 – Contratar el servicio de mudanzas
- 3.4 – Retirada de los muebles
2 – Tiempos y prioridades:
Una vez elaborada la lista, mas o menos extensa, será necesario establecer los tiempos necesarios para la realización de cada actividad. Dependerá de cada persona y de la experiencia previa realizando dichas actividades, para poder estimar el periodo de tiempo más adecuado para cada caso.
Por ejemplo:
Elegir los muebles nuevos: Entre desplazamiento y visita al establecimiento, estimamos unas 3 horas.
Pintar las paredes: 2 horas
Pero, además de la cantidad de tiempo que necesitamos para realizar cada tarea, necesitamos conocer la interrelación que existe entre las distintas actividades. Dicha interrelación marcará de manera crítica el correcto desarrollo del proyecto. Es muy posible que muchas de las tareas a realizar necesiten ciertas condiciones antes de ser iniciadas.
Por ejemplo:
Pintar las paredes: Necesita que se haya cumplido la tarea «tirar los muebles viejos»
Trasporte de lo muebles nuevos: Necesita que las paredes estén pintadas y secas.
Por lo tanto, no basta con establecer las unidades de tiempo necesarias para cada tarea, sino también la dependencia de unas respecto de las otras.
3 – Tabla de información:
Antes de comenzar a rellenar la carta de Gantt, necesitamos una tabla donde poder localizar fácilmente los datos anteriormente recopilados. Esta tabla tiene 3 columnas.
1 – En la primera columna tendremos la lista de actividades.
2 – En la segunda columna las dependencias e interrelaciones que tienen con respecto a las demás.
3 – Finalmente, en la tercera columna, aparecen los tiempos estimados de duración para cada actividad.
Siguiendo el ejemplo anterior, podemos elaborar la siguiente tabla:
| Actividad | Depende de | Duración |
|
A: Tirar los muebles viejos B: Pintar paredes y dejar secar C: Cambiar suelo D: Mudanza muebles nuevos E: Montaje muebles nuevos |
— A A B, C D |
3 horas 5 horas 3 horas 2 horas 3 horas |
4 – Rellenar la carta Gantt:
Tal y como hemos dicho anteriormente, establecemos dos ejes. En el eje horizontal, aparecen las unidades de tiempo, mientras que en el eje vertical, anotamos la lista con las actividades a realizar. Vamos a ver cómo quedaría completamente rellenada la carta Gantt de nuestro ejemplo anterior:
Cabe destacar que las primeras actividades a realizar son aquellas que no dependen de ninguna otra. En nuestro caso la tarea A correspondiente a tirar los muebles viejos.
Una vez que hemos realizado la tarea, ya podemos comenzar las dos tareas dependientes, tanto la B, como la C, que en el gráfico aparecen con el mismo inicio.
La tarea D dependía de que las tareas B y C estuvieran finalizadas. Es por ello, que la tarea D comienza justo al finalizar la tarea más larga de las dos anteriores. En este caso, aunque la tarea C ya estaba terminada, no hemos podido comenzar la D hasta que la B ha terminado.
Por último, una vez realizada la tarea D, comienza a realizarse la tarea E, con una estimación final de 13 horas desde el comienzo hasta la finalización del proyecto.
Detectar cuellos de botella:
Existen ocasiones en que una única tarea puede presentar un problema para el correcto desarrollo del proyecto. Mediante la carta gantt es posible identificar este tipo de problemas, que se suelen denominar como «Cuello de botella», y que corresponde con aquellas tareas de las que dependen muchas otras más, y que no pueden comenzarse hasta que haya finalizado.
En nuestro ejemplo, existe un pequeño cuello de botella en la tarea B, pintar y dejar secar las paredes, que tiene una duración de 5 horas, durante las cuales no es posible iniciar el resto de actividades. Podemos ver que a pesar de haber acabado la tarea C (Cambiar el suelo) debemos seguir esperando a que termine la B antes de comenzar la D.
En nuestro ejemplo hemos visto un caso de pocas tareas, pero cuando se trata de una carta Gantt con muchas actividades, y con muchos tipos de dependencia entre unas y otras, a veces basta un simple vistazo a nuestro diagrama para detectar los posibles cuellos de botella que nos roban el tiempo, lo que en términos económicos siempre supone dinero.
Para más información, recomendamos visitar los siguientes enlaces:
