La carta de confidencialidad es aquel tipo de contrato que utiliza una parte para defenderse de las posibles amenazas o coacciones de la otra parte.
Lo más habitual es usar las cartas de confidencialidad para casos de espionaje industrial en los que un trabajador de una empresa, hace acopio de información privilegiada que puede ser utilizada como ventaja para los competidores directos.
Utilización de la carta de confidencialidad:
Algunas ocasiones en las que es necesario confeccionar este tipos de documentos son las siguientes:
- A los empleados
- Entre empresas
- A los clientes
- Confidencialidad de datos
- Al finalizar contrato laboral
- Visitas a otras empresas
En muchas ocasiones ha ocurrido que un trabajador injustamente despedido sea llevado toda la información y sus proyectos a la empresa competidora, donde se le abren los brazos y se le contrata a cambio de dicha información.
Para evitar estas sorpresas y mantener un estricto control de la información vital empresarial, se suele obligar a las nuevas personas contratadas a firmar la carta de confidencialidad.
Asimismo, muchas empresas cuyo trabajo es hacerse servir de información privilegiada, deben disponer de cartas de confidencialidad para evitar que sus empleados puedan beneficiar a otras partes.
Por ejemplo, un empleado de banca no puede en ningún momento comunicar a nadie las cuantías o cantidades económicas que disponen los clientes de dicho banco.
Un directivo de una empresa que esté al tanto de los futuros movimientos, no puede revelar dichos acontecimientos a ninguna persona, por riesgo a influir en las variaciones de su cotización en bolsa.
Un concursante de un programa de televisión en el que se utilicen distintas artes, legales o no, para hacer aumentar la audiencia, no puede revelar los entresijos porque podría afectar a los intereses de la cadena en beneficio de sus competidoras.
Estructura de la carta
La carta de confidencialidad se fundamenta principalmente en dos bloques o estructuras claramente diferenciadas:
1 – Las consideraciones, donde se incluirán todos los datos relevantes y toda la información que tenga que ver con la persona, sus datos personales, sus funciones, horario, modo de trabajo, vestimenta, salario, vacaciones… Etcétera y al resto de aspectos legales que tengan que ver con su contratación.
2 – Las cláusulas, donde la empresa interesada en comprar el silencio del trabajador incluida cada una de las especificaciones, claramente definidas, que puede y que no puede revelar el nuevo trabajador. Asimismo, también deben redactarse las posibles sanciones, así como los plazos de duración de dicha confidencialidad.
Otros elementos:
Como en la mayoría de cartas de tipo formal, debemos colocar una serie de elementos en el orden que establezca la mejor lectura.
1 – Membrete: Al iniciar la carta, es común comenzar con el membrete, donde aparecerán los datos de la empresa o persona que redacta el documento. Bajo el membrete, se suele colocar la fecha y ciudad desde la que se escribe.
Estos datos servirán para poder responder a la carta, por lo que conviene anotar tanto una dirección postal, una dirección de correo electrónico o un teléfono de contacto.
2 – Destinatario: Nombre de la persona a la que va dirigida la carta.
3 – Saludo inicial: Formalismo típico de las cartas de empresa.
Bastará con un simple «Estimados señores:»
4 – Cuerpo de la carta: Tal y como hemos explicado anteriormente, de acuerdo a una serie de consideraciones y de cláusulas que garanticen la confidencialidad de la información entre las dos personas, entidades o empresas.
5 – Despedida: De nuevo otro formalismo, en el que basta con incluir una simple frase de despedida, tal y como la siguiente: «Se despide atentamente«.
Junto con el nombre y la firma de la persona que escribe el documento.
Ejemplos de carta de confidencialidad
Modelo de carta de confidencialidad para empleados:
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Manuel José Rodriguez Marquez Auditor de empresas ecológicas Calle Los olmos 34 08080 Barcelona
En Madrid, a 7 de marzo de 2022 EMPRESA S.A. Calle Robles 12 28080 Madrid
Por medio de la siguiente carta, yo don Manuel José Rodríguez Márquez, mayor de edad y en plenas facultades mentales, me obligo a mí mismo a no divulgar ni utilizar en mi conveniencia personal la distinta información empresarial obtenida mediante mi trabajo en EMPRESA S.A. , ni proporcionaré a otras personas o empresas, ni de manera verbal, ni de manera escrita, ya sea directa o indirectamente, información alguna que pueda perjudicar los intereses de EMPRESA S.A. No revelaré ninguna información sobre el sistema de regadío. No revelaré ninguna información sobre el modo de abonar la tierra. No revelaré ninguna información sobre el sistema de almacenaje y transporte. Mi trabajo como auditor, únicamente se basará en determinar si las herramientas y los procesos de EMPRESA S.A. se utilizan de una manera ecológica, que no dañen el medio ambiente, de acuerdo con la legislación de los distintos acuerdos nacionales. Quedando sujeto a la responsabilidad civil que por daños y perjuicios pudiera causar, así como de las distintas sanciones en las que pudiera incurrir de acuerdo a la ley. Este acuerdo de confidencialidad será mantenido de manera indefinida, ahora y en el futuro, hasta que la empresa interesada lo de por finalizado, o porque la propia empresa sea disuelta. Y para que conste, lo firmo: (firma) Fdo.: Manuel Rodrigez Marquez |
Ejemplo de carta de confidencialidad a los clientes:
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Manuel José Rodriguez Marquez EMPRESA DE OFICINAS Calle Los olmos 34 BILBAO En Bilbao, a 7 de marzo de 2022 SERVICIOS DE LIMPIEZA GUNEGARBI Estimados señores: Por medio de la siguiente carta, yo don Manuel José Rodríguez Márquez, mayor de edad y en plenas facultades mentales, me obligo a mí mismo a no divulgar ni utilizar en mi conveniencia personal la distinta información empresarial obtenida mediante mi colaboración como cliente en la empresa ___________. ni proporcionaré a otras personas o empresas, ni de manera verbal, ni de manera escrita, ya sea directa o indirectamente, información alguna que pueda perjudicar los intereses de ____________. No revelaré ninguna información sobre la disposición de las oficinas. No revelaré ninguna información sobre las herramientas de trabajo ni el equipo informático que se utiliza dentro ni fuera de las instalaciones. No revelaré ninguna información sobre el sistema de comunicación. Mi trabajo como limpiador, únicamente se basará en limpiar y adecentar las oficinas para el correcto desempeño de sus funciones, quedando sujeto a la responsabilidad civil que por daños y perjuicios pudiera causar si revelara información al respecto, así como de las distintas sanciones en las que pudiera incurrir de acuerdo a la ley. Este acuerdo de confidencialidad será mantenido de manera indefinida, ahora y en el futuro, hasta que la empresa interesada lo de por finalizado, o porque la propia empresa sea disuelta. atentamente, (firma) Fdo.: Manuel Rodrigez Marquez |
