Cómo redactar una carta

No es muy útil informar a los clientes, si lo vamos a hacer con un estilo y manejando palabras pesadas de leer o que no se llegan a comprender bien. En este documento vamos a intentar enseñar las claves generales para la correcta redacción de cartas comerciales, y las diferentes partes que debemos indicar para conseguir al final una buena comunicación: En esencia, para conseguir una respuesta que sea satisfactoria, en definitiva, saber cómo redactar una carta.

Dentro de un ambiente humano como es una empresa, aparecen problemas de comunicación, y solucionarlos es muy importante. La empresa necesita relacionase con el mundo exterior para no perder sus objetivos principales, que son los de poder ofrecer los productos que fabrican a los mercados.

Muchas veces, una empresa se extraña, y no entiende porque después de realizar grandes esfuerzos en mantener informados a sus clientes sobre aquellos asuntos de interés para ellos, no logran que éstos se den cuenta o no logran obtener una respuesta satisfactoria. Mediante de un fácil análisis es posible visualizar que en estos asuntos, el que recibe el mensaje no ha captado la idea porque, o tiene un texto demasiado extenso, o quizá está redactado con palabras demasiado pesadas o de difícil comprensión.

Ahora bien, Estos establecimientos necesitan reconsiderar que lo que están haciendo es enviar premisas de amor a su público. La necesidad de seducirles depende de una utilización correcta de varias normas estéticas y de una estructura de contenido correcta.

Aquí hay unas pautas correctas para todo tipo de redacción:

Cuidado la ortografía. Los errores de ortografía distorsionan el efecto que queremos transmitir, el subconsciente los capta y la imagen de rechazo se crea de forma irreversible.

– Los signos de puntuación: Aunque parezca mentira, un exceso de comas hace más difícil la lectura de una carta. Se recarga la información y se logra un efecto de pesadez en su lectura, debemos por tanto usar los signos de puntuación en su justa medida.

– La tipografía. Se trata del conjunto de caracteres que usamos al redactar nuestros documentos. Los programas tipo Word nos hacen más fácil el utilizar diversas tipografías. La imagen corporativa debe utilizar siempre la misma tipografía para todos los textos.

Alineación: Una buena alineación facilita la correcta lectura y la hace agradable a la vista. Se trata de cuidar la estética y la uniformidad de los escritos. Se recomienda la justificación del margen derecho para no crear una imagen de desorden.

– Es también recomendable usar el doble espaciado entre líneas.

Utilizar negritas, subrayados y cursivas solo para destacar aquellas palabras relevantes de la carta, sin abusar para no caer en excesivas frases que recargan el contenido.

– Se ha de conocer que por norma habitual un párrafo corto invita a leer de manera mas agradable que un párrafo largo.

Aparte de estas pautas estéticas, también debemos enfocarnos en los objetivos por los cuales redactamos el documento, de manera que el cliente preste atención a nuestro objetivo.

– Es importante saber de antemano el tipo de cliente o la base de datos específica a la que vamos a enviar nuestras cartas. Cuanto mejor conozcamos el público, mejor sabremos como enfocar la redacción.

– Es conveniente por tanto dividir en grupos específicos nuestra base de datos de clientes. Y a partir de entonces, crear una estrategia de comunicaciones diferentes para cada grupo.

– Y para finalizar, debemos poner en orden las ideas y datos informativos de modo que nos facilite la redacción:

Una Introducción

El objetivo: Que capte nuestra atención

El contenido: La información por la que nos ponemos en contacto, adaptada al grupo específico.

El desenlace: Resto de información secundaria.

– Una despedida cordial: adaptada también al tipo de personas dirigida.

Con la aplicación de estas pautas vamos a conseguir documentos comerciales útiles, que lograran captar el interés de nuestro público y de posibles futuros clientes.

Es también importante destacarnos del resto de nuestros competidores mediante nuestro toque personal, algún comentario gracioso o que destaque que nos haga especiales, aquí entra en juego nuestra capacidad para la creatividad. Alguna frase o eslogan como “SI USTED LO NECESITA NOSOTROS LO TENEMOS“…

Por último, conviene clasificar nuestros documentos y mantenerlos ordenados y realizar de forma periódica los estudios pertinentes para conocer qué tipo de carta logra los mejores objetivos, de esta forma aprenderemos de nuestros errores.


A favor: Pautas y consejos para saber redactar una carta.

En contra: Requiere una visión global, una preparación previa y un repaso posterior de la carta.

La frase relacionada: “La mayor parte de la escritura se hace lejos de la máquina de escribir.” (Henry Miller)