Modelo de carta de auspicio

Las cartas de auspicio sirve para solicitar un tipo de ayuda especial, habitualmente en forma económica, por parte de la organización de un evento, de caracter institucional y nunca comercial, y que suelen ir dirigidas a entidades públicas o privadas afines a dicha temática, como puedan ser los ministerios de salud o educación, las distintas secretarías o subsecretarías, universidades u otros organismos no gubernamentales.

A la hora de solicitar el auspicio a una institución pública, se deben seguir los siguientes puntos:

1 – Solicitar el auspicio con sufiente antelación, ya que la propia burocracia, en el caso de las entidades públicas, puede demorar la respuesta hasta 3 meses. Las entidades privadas suelen funcionan con mayor rapidez.

2 – Acompañar al modelo de carta de auspicio una carta de presentación. Y el resto de documentos o panfletos que complementen la información.

3 – Conviene conocer el nombre y cargo de la persona a la que va dirigida la carta de auspicio.

4 – Comprobar que nuestros datos de contacto sean correctos, y hacer un seguimiento de las respuestas, tanto en el correo ordinario como en el correo electrónico.

Vease también Modelo de carta de patrocinio.

Como redactar correctamente una carta de auspicio:

1 – Membrete:

Aquí incluiremos nuestros datos personales con los que queremos que se pongan en contacto con nosotros. Podemos colocarlo tanto en la parte central superior, como en la derecha o en la izquierda de la carta. Pero si lo ponemos a la derecha, debemos redactar el destinatario a la izquierda, y si lo ponemos a la izquierda, el destinatario irá a la derecha, siempre dejando un margen visible para diferenciarlos.

Importante revisar que sean correctos. Aparte de la dirección física, conviene incluir un correo electrónico, telefonos e incluso Fax.

2 – Destinatario:

Se trata de los datos de la entidad o empresa a la que se dirige el auspicio. Si conocemos el nombre y cargo de la persona encargada, lo debemos incluir. En caso de desconocerlo, podemos apuntar ” A la atención del encargado de eventos….”

3 – Fecha:

La fecha bajo el destinatario. comenzando con la ciudad o población desde la que se escribe. Por ejemplo:

En Madrid, a 15 de febrero de 2016

4 – Encabezado:

El encabezado es únicamente una frase introductoria con la que dirigirse a la persona. Los protocolos exigen un tratamiento diferente en función del cargo o de la función que desempeñe el destinatario. Así nos podemos encontrar con los siguientes ejemplos de encabezados:

Excmo. Sr.:  (excelentísimo señor) Dirigido a alcaldes, capitanes de ejército, embajadores, rectores de universidad…

Ilmo. Sr.: (Ilustrísimo señor) Dirigido a decanos de universidad, directores de escuela, jefes de policía o directores de empresas.

V.M.: (Vuestra majestad) Para dirigirse al rey o monarca.

A.R.: (Alteza Real) Para dirigirse a un príncipe o infante

(Santísimo Padre) Para dirigirse al Papa

(Eminencia) Para los cardenales

(Excelencia) Para los obispos

5 – Presentación :

Comenzaremos el párrafo con nuestro nombre o la empresa a la que pertenecemos, explicando de manera breve y concisa, quienes somos y a qué nos dedicamos. Por ejemplo:

No tengo el gusto de conocerle personalmente. Mi nombre es Carlos Díaz y formo parte de una organización, sin ánimo de lucro, que tiene como objetivo distribuir libros de segunda mano en colegios de barrios desfaborecidos, creando clubs de lectura …

Conviene explicar de manera clara nuestro objetivo proporcionando la mayor cantidad de detalles posibles, así como los emplazamientos, lugares, fechas y material necesario.

6 – solicitud del auspicio:

A continuación solicitamos el auspicio, patrocinio o necesidad recurrente para nuestra actividad. Deberemos usar un lenguaje correcto y cortés, haciendo especial énfasis en agradecer de antemano por la atención prestada, por el tiempo que les toma leer la carta, y por su posible colaboración en la causa.

Podemos explicar nuestra contrapartida en favor de la empresa colaboradora, en caso de existir patrocinio, mediante el uso de logotipos, enlaces en nuestra página web, referencias en los medios de comunicación…etc.

7 – Despedida y firma:

Nos despedimos con una frase respetuosa y amigable:

“Un saludo cordial:”  o  “Se despide atentamente:”

seguido de la firma en la parte central, bajo la cual escribiremos Fdo. y nuestro nombre y apellido

Modelo de carta de auspicio:


 

Asociación libreros libres

C/ Los Alces 23, 28080 Madrid

Tel: 3829923

 

A la atención de Don Manuel López

Alcalde de MilPozuelos

Sevilla

En Madrid a 12 de febrero de 2016

Excmo. Sr. Don Manuel López:

Somos una asociación formada por diferentes libreros de la provincia, que en nuestros ratos libres, dedicamos a reunir, ordenar y clasificar libros usados, y los donamos a distintos colegios, que por falta de dinero, necesitan actualizar sus bibliotecas y no pueden hacerlo de manera correcta. Nosotros participamos mano a mano junto a ellos y les asesoramos en todo el proceso.

Próximamente vamos a celebrar una de nuestras reuniones en su pueblo “Milpozuelos”, el próximo día 20 de febrero. Para ello, le rogamos si pudieran colaborar con la ayuda necesaria para abrir un nuevo local, ya fuera de manera económica, o mediante la donación del propio local, de modo que su pueblo pueda beneficiarse de este pequeño aporte a la cultura que entre todos podemos conseguir.

Le agradezco de antemano su tiempo y pongo a su disposición mi correo electrónico personal para responder cualquier duda que pudiera surgirle.

Un saludo cordial

(Firma)

Fdo. Jerónimo Gómez

Jero@aslliberibres.org


Carta de auspicio